1. Het vastleggen van het gebruik van de ruimten en de opmaak van het contract van gebruikersovereenkomst gebeuren door de algemeen coördinator; de ondertekening van het contract na goedkeuring door de voorzitter van het Bestuursorgaan.
2. De afspraak tot het gebruik van de ruimten wordt als definitief beschouwd zodra het voorschot is betaald, bestaande uit de helft van de prijs van de gebruiksovereenkomst (zonder verwarmingskosten).
3. Voor lezingen of concerten in de kapel moet het programma steeds op voorhand aan het Bestuursorgaan worden voorgelegd.
4. Voor een evenement in de kapel dient in alle communicatie de juiste naam gebruikt te worden: Kapel Onze-Lieve-Vrouw-Hemelvaart. Ook voor de andere ruimten wordt de juiste benaming gebruikt.
5. De toegang tot de historische ruimten en de kapel gebeurt steeds via de ingang aan de Naaldenmarkt, Naaldenstraat 17-19. Dit moet op alle communicatie vermeld worden. Om de toegang tot de kapel te vergemakkelijken, wordt het afspanlint en het bord “hier niet parkeren” tijdig op de Naaldenmarkt gezet voor de ingangsdeur.
6. Om privacyredenen wordt er geen gebruik gemaakt van de toegang, de wandelgangen, het sanitair en het restaurant van de assistentiewoningen van vzw Curando.
7. Om overlast te vermijden voor de bewoners van de assistentiewoningen moeten de evenementen eindigen om 22u30. Het sluitingsuur is 23u.
8. In de ruimten, die ter beschikking zijn, worden geen extra’s (zoals tapijten, kaarsen, planten en dergelijke) geplaatst. Wel kan op de Naaldenmarkt een paneel, banner of logo van de organisator op de dag/avond van het initiatief gezet worden.
9. Als het aantal stoelen beneden in de kapel niet voldoende is, kunnen de bijzetstoelen gebruikt worden. Na het evenement worden de bijzetstoelen terug op hun plaats gezet. Voor de verplaatsing zijn karretjes beschikbaar. De coördinator maakt met de organisator de afspraken voor het nodige werk.
10. Toegang tot het internet is mogelijk. De algemeen coördinator bezorgt de nodige gegevens.
11. Er is een beeldscherm beschikbaar. Dit blijft bij voorkeur in de Zaal de’ Medici om schade bij verplaatsing te vermijden.
12. Indien de organisator zelf muziekinstrumenten meebrengt, dan wordt het beschikbare bord geplaatst met de tekst: ‘Instrument(en) in bruikleen. Gelieve niet te bespelen zonder toelating. Dank voor uw begrip.’ De vzw Gesticht de Foere is niet verantwoordelijk voor eventuele schade aan muziekinstrumenten die de organisator meebrengt.
13. Alle catering (eten en drinken) gebeurt uitsluitend via vzw Curando. De organisator neemt daartoe zelf contact op met vzw Curando.
14. Indien de organisator die de kapel gebruikt, daarnaast ook de Zaal de’ Medici wenst als ‘back-stage’ of break-outruimte, betaalt hij € 100 extra (gedurende de maanden met verwarming nog eens € 75 extra). In dat geval kan de organisator voor zichzelf (niet voor het publiek) ook het toilet gebruiken onder de trap (traphal De la Gaugerie).
15. Indien de organisator die de’ Medici gebruikt, daarnaast ook de kamer zuster Gabriëlle Claeys wenst als ‘back-stage’ of break-outruimte, betaalt hij € 50 extra (gedurende de maanden met verwarming nog eens € 35 extra). In dat geval kan de organisator voor zichzelf (niet voor het publiek) ook het toilet gebruiken onder de trap (traphal De la Gaugerie).
16. Op dit ogenblik is het sanitair voor de gasten of het publiek beperkt tot het toilet onder de toren (binnentuin Onze-Lieve-Vrouw-Hemelvaart).
17. De vzw Gesticht de Foere is bereid, in overleg met de organisator, het publiek initiatief gratis op zijn website (www.hofbladelin.be) te plaatsen en ad valvas bekend te maken aan de poort van de Naaldenmarkt. Er kunnen ook flyers gedeponeerd worden aan de balie in de Zaal Pieter Bladelin. Verder worden in het Hof Bladelin geen affiches of andere publiciteit van het event aangebracht. De organisator (van een publiek event) is zelf verantwoordelijk voor alle andere vormen van bekendmaking en voor de kaartenverkoop.
18. Contract en schade: in opmaak.
19. In het hele historische complex is het zowel binnen als buiten verboden te roken.
20. Alle vragen voor een uitzondering op dit huishoudelijk reglement worden voorgelegd aan het Bestuursorgaan.